03.07.2012 Комплексная автоматизация транспортной компании "Монополия" позволила увеличить скорость выполнения рутинных задач, повысив тем самым в 3 раза производительность труда сотрудников. Объединение двух удаленных офисов в единой системе дало возможность руководству анализировать и стратегически планировать всю финансово-хозяйственную деятельность. Теперь ключевые бизнес-процессы компании автоматизированы с помощью программных продуктов "1С:Комплексная автоматизация 8" и "БИТ: Экспедирование". Внедрение произведено специалистами компании «Первый БИТ».

 "Монополия"– транспортно-экспедиционная компания, созданная в 2006 году в Санкт-Петербурге. Основная специализация – логистика грузов, требующих специальных температурных режимов хранения и перевозки. Компания располагает собственным автопарком, который насчитывает порядка 60 единиц техники. В штате трудится более 130 человек.

Компания "Монополия" достаточно быстро перешла из категории молодой компании в узнаваемую организацию с несколькими офисами и большим количеством клиентов. Когда количество перевозок выросло со 100 до 1300 в месяц, а автопарк пополнился на 53 единицы транспорта, стало очевидно, что для обработки такого объема данных электронных таблиц недостаточно. Программы, в которых велись прием заявок и расчет с клиентами, не позволяли консолидировать информацию. То и дело в базе возникало дублирование данных об ответственных водителях и выделенном транспорте, что затрудняло отслеживание информации о том, кому именно и что перевозили, а главное - на какую сумму. Помимо автоматизации приема заявок и управленческого учета, требовалось наладить оперативный обмен данными между Московским и Санкт-Петербургским подразделениями компании.

Оптимизировать бизнес-процессы руководство "Монополии" решило с помощью комплексной автоматизации. При выборе партнера по внедрению большую роль играл опыт и квалификация специалистов. Проект был доверен компании «Первый БИТ». После анализа бизнес-процессов "Монополии", специалисты Первого БИТа подобрали подходящие программные решения. Ими стали: прикладное решение "1С:Комплексная автоматизация 8" и отраслевой продукт "БИТ:Экспедирование", сертифицированный на "1С:Совместимо!".

В новой системе работают 35 сотрудников "Монополии" в Москве и Петербурге. Автоматизированы задачи отдела продаж, логистики и бухгалтерии.

В результате автоматизации в 2 раза сократилось время на прием и обработку заказов. Как только в системе сформирована заявка, данные автоматически передаются в другие отделы. Логисты выбирают оптимальный маршрут и готовят необходимые для перевозки груза документы.

Оптимизировалась загрузка транспорта. Сотрудники могут контролировать загрузку транспорта по грузоподъемности и вместимости, параллельно планируя маршрут доставки. Таким образом, система помогает спланировать доставку нескольких заказов за один выезд.

За счет сокращения времени на рутинные задачи и повышения точности их выполнения, в 3 раза выросла производительность труда сотрудников. Комплексная автоматизация позволила наладить бизнес-процессы таким образом, что при увеличении объема работ не понадобилось расширять штат.

Сотрудники бухгалтерии могут вести подробный учет по разным параметрам, например, в разрезе работы автотранспорта или водителей, а также взаиморасчетов с клиентами. Это позволяет регулировать загрузку техники и сотрудников, а также соблюдать установленные сроки платежей.

В "Монополии" ведется учет имеющихся ресурсов, задействованных в бизнес-процессах, что позволяет придерживаться регламента выполнения заказов и предотвращать возможные форс-мажоры.

Существенным результатом проекта для руководства "Монополии" стало появление подробной аналитики. Благодаря тому, что в системе автоматически формируются аналитические отчеты в нужном разрезе, ведется точный учет всей финансовой деятельности и ресурсов. Так, руководство компании может отслеживать текущую маржинальность, количество перевозок, какой из заказов дает наибольшую прибыль, какой перевозчик позволяет сэкономить и т.п. Все это позволяет делать точные прогнозы и планировать долгосрочное развитие компании.

Комментирует Иван Ганасюк, руководитель проекта со стороны компании "Монополия": "Вместе с системой мы получили точное видение текущей ситуации во всей компании: количество заказов, тенденции развития, объемы доходов и расходов. Мы можем оперативно вести подробный учет и анализ данных, что ощутимо помогает в управлении. Во-первых, улучшился контроль задач. Во-вторых, появилась возможность выбирать оптимальных перевозчиков и выявлять проблемные зоны. Синергетическим эффектом от оптимизации процессов стало повышение качества перевозок – мы выдерживаем сроки поставки, развиваем компетентность водителей, быстро решаем форс-мажоры и гарантируем заказчику стабильность".